Tidak semua perusahaan memiliki bangunan/ruang kantor sendiri, sehingga sewa kantor merupakan solusi terbaik dan paling umum dilakukan saat ini. Banyak sekali perusahaan menyewa kantor yang berada di pusat kawasan perkantoran Jakarta dengan berbagai pertimbangan.
Salah satunya adalah agar karyawan bisa bekerja dengan nyaman di kantor yang layak dan memiliki atmosfer yang mendukung produktivitas kerja. Pada akhirnya, kinerja perusahaan semakin bertumbuh dan berkembang lebih besar dari hasil kontribusi karyawan dan dukungan lingkungan kantor yang baik.
Tips Memilih Ruang Kantor Sewa
Memilih ruang kantor untuk disewa dalam kurun waktu jangka panjang bukanlah hal yang mudah. Anda harus melakukan banyak pertimbangan secara detail sebelum memilih ruang kantor sewa yang tepat.
Kesalahan dalam mengambil keputusan dalam menyewa ruang kantor bisa menyebabkan beberapa kerugian. Beberapa di antaranya seperti turunnya image perusahaan yang dapat berisiko kehilangan bisnis, hambatan pada aktifitas pekerjaan, lingkungan karyawan kurang nyaman, dan hal-hal lain yang tidak diinginkan.
Sehingga, untuk mengatasi masalah itu, Anda bisa mempelajari dan menerapkan tips memilih ruang kantor sewa berikut ini.
Sesuaikan Lokasi Kantor dengan Kebutuhan Perusahaan
Kebutuhan perusahaan merupakan faktor yang paling penting dalam menentukan lokasi kantor. Perbedaan pada kebutuhan utama sebuah perusahaan dalam menyewa ruang kantor akan mempengaruhi lokasi kantor yang akan dipilih.
Misalnya Perusahaan yang ingin meningkatkan image perusahaan cenderung memilih ruang kantor yang berada di pusat bisnis di gedung yang premium, ada pun perusahaan yang ingin berlokasi lebih dekat dengan tempat produksi akan cenderung memilih gedung yang mudah di akses oleh jalur transportasi (pinggir tol), sedangkan perusahaan yang baru berkembang biasanya memilih menyewa ruang kantor di daerah pusat yang mudah diakses transportasi publik untuk mendapatkan calon karyawan dengan lebih mudah.
Anda juga bisa memilih lokasi yang berada di pusat Jakarta dengan pertimbangan kemudahan akses karyawan. Jarak dan waktu tempuh yang dibutuhkan dari rumah karyawan ke kantor sangat penting dan menunjang aktivitas karyawan tersebut. Jika kantor sulit diakses dan sangat jauh dari pusat kota atau akses transportasi, karyawan sudah merasa lelah dalam perjalanan sebelum mulai bekerja. Akibatnya tentu kualitas pekerjaan dan produktivitas karyawan akan menurun.
Tentukan Konsep Ruang Kantor
Secara umum, ruang kantor terbagi menjadi dua konsep ruangan. Pertama adalah open space atau ruang terbuka besar. Pada konsep ini, jenjang karyawan tidak diberi batasan jelas, seperti sekat ruangan.
Staf dan manajer berada dalam ruangan yang sama. Anda hanya perlu membuat layout ruangan dengan pengaturan posisi duduk. Konsep berikutnya adalah tradisional space. Pada konsep ini, kantor menggunakan ruang-ruang bersekat untuk membedakan jenjang karyawan. Staf menempati ruangan paling besar, sementara untuk jenjang manajer menempati ruangan yang lebih kecil dan privat.
Kedua konsep memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, beserta dengan perbedaan luasan sewa yang dibutuhkan. Umumnya, traditional space membutuhkan ruangan dengan rasio paling sedikit 1 orang untuk 8-10 sqm. Artinya, apabila ada 30 karyawan, dengan layout yang tradisional itu bakal membutuhkan 240-300 sqm. Sedangkan konsep ruangan open space untuk satu orang berukuran 5-7 sqm, sehingga untuk jumlah karyawan yang sama hanya membutuhkan 150-210sqm.
Tentu, ini juga tergantung dari ketentuan gedung. Karena standard gedung adalah 1:10, atau 1 karyawan untuk setiap 10 meter persegi. Tetapi tidak semua gedung menerapkan ketentuan ini.
Sesuaikan kebutuhan operasional perusahaan untuk menentukan konsep ruang kantor yang Anda inginkan. Pertimbangkan juga ukuran ruang kantor yang tersedia, apakah cukup dengan jumlah karyawan Anda, kebutuhan meja kerja atau kubikel yang harus disediakan, serta sirkulasi ruangan agar karyawan nyaman bekerja di dalamnya.
Fasilitas di Sekitar Kantor
Cari tahu fasilitas apa saja yang tersedia di sekitar kantor atau berada di dalam gedung yang sama. Ruang kantor yang Anda sewa harus memiliki sejumlah fasilitas penting untuk menunjang aktivitas karyawan. Misalnya kantin atau kafetaria atau foodcourt, musala, atm dan bank.
Pertimbangkan pula apakah ruang kantor tersebut memiliki fasilitas keamanan yang memadai, misalnya CCTV dan tim keamanan yang bertugas menjaga kawasan selama 24/7 dan peralatan pemadam kebakaran, yaitu sensor api, detektor asap, dan sprinkler. Sedangkan fasilitas lain bisa Anda pertimbangkan sebagai tambahan, sekaligus juga untuk memenuhi kebutuhan entertaining klien perusahaan dan karyawan setelah jam pulang kantor.
Misalnya seperti restoran, coffee shop, fitness center, karaoke, mall, dan fasilitas lainnya. Anda juga bisa menambahkan kebutuhan nursery, children’s day care, rumah sakit atau klinik, serta kantor polisi terdekat, sebagai fasilitas tambahan yang tersedia di sekitar kantor yang ingin Anda sewa.
Akses Transportasi
Pertimbangkan apakah tersedia akses transportasi umum di kawasan kantor. Karyawan perusahaan biasanya menggunakan transportasi umum menuju kantor. Sehingga, fasilitas transportasi umum seperti jalur kereta api listrik, jalur busway, MRT/LRT, dan tol, sangat dibutuhkan untuk kemudahan karyawan dan klien perusahaan mencapai kantor Anda.
Sesuaikan dengan Budget
Setelah semua aspek Anda pertimbangkan dengan detail dan terencana, maka di bagian akhir menentukan kantor yang akan Anda sewa adalah dengan penyesuaian budget yang tersedia. Kantor bagus dan nyaman serta memiliki fasilitas paling lengkap, tapi melebihi budget, hanya akan menyusahkan pengelolaan keuangan perusahaan.
Memilih kantor sewa yang hanya memiliki fasilitas utama tapi sesuai budget, akan jauh lebih baik. Sangat penting diperhatikan, menyewa kantor bukan untuk waktu pendek. Anda membutuhkan budget yang cukup besar sebagai investasi jangka panjang untuk perkembangan perusahaan.
Keputusan menyewa ruang kantor tidak bisa dilakukan sembarangan. Pertimbangkan semua aspek di atas agar Anda bisa mendapatkan ruang kantor yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Memilih ruang kantor juga tidak bisa dilakukan dengan cepat dan instan. Anda harus menyediakan waktu khusus untuk mengunjungi ruang kantor satu per satu. Untuk bisa mendapatkan ruang kantor yang sesuai tanpa harus mengorbankan waktu dan kesibukan pekerjaan lainnya, Anda bisa memanfaatkan jasa konsultan sewa ruang kantor, seperti SewaKantorCBD.
SewaKantorCBD adalah konsultan ahli berpengalaman di bidang sewa ruang kantor. Dengan menggunakan jasa konsultan SewaKantorCBD, Anda bisa lebih mudah dan cepat menemukan ruang kantor yang tepat, karena terkoneksi dengan 500++ gedung perkantoran di kawasan bergengsi yang akan menaikkan value perusahaan Anda.
SewaKantorCBD juga menyediakan konsultasi GRATIS untuk mengatasi masalah ruang kantor yang Anda butuhkan. Pengalaman bertahun-tahun telah membuktikan, SewaKantorCBD berhasil membantu banyak perusahaan nasional dan multinasional menemukan ruang kantor yang tepat. Kini saatnya Anda mendapatkan ruang kantor terbaik bersama SewaKantorCBD!
