Menyewa ruang kantor sudah umum dilakukan banyak perusahaan, baik besar atau kecil. Menyewa ruang kantor dianggap penting karena terkait dengan kebutuhan, value, dan budget/dana operasional perusahaan.
Biaya sewa kantor tidak lebih besar jika dibandingkan dengan membeli ruang kantor sendiri. Belum lagi masalah maintenance yang juga membutuhkan banyak biaya. Sewa kantor, terutama di kawasan strategis dan bergengsi, juga membutuhkan budget yang tidak sedikit. Anda harus mempelajari dan memahami bagaimana proses sewa kantor serta tips menghemat biaya sewanya.
Tips Menghemat Biaya Sewa Kantor
Sejumlah aspek perlu Anda pertimbangkan dalam mengambil keputusan sewa kantor, terutama urusan budget untuk membayar biaya sewa agar operasional kantor tetap berjalan lancar. Harga sewa kantor sendiri biasanya dipengaruhi oleh lokasi, luasan ruang kantor, dan fasilitas yang tersedia.
Beberapa penyewa menetapkan harga berdasarkan konsep dan jenis ruang kantor yang tersedia. Misalnya, harga sewa regular office tentu berbeda dengan virtual office atau dengan co-working space. Untuk bisa menghemat budget sewa ruang kantor dan mengalokasikan sisa dana pada pos kebutuhan lainnya, Anda bisa menerapkan tips berikut ini.
1. Memilih Konsep dan Jenis Ruang Kantor sesuai Kebutuhan
Secara umum, kantor memiliki dua konsep rancangan, yaitu open space dan traditional space. Sedangkan jenis kantor, secara umum terbagi menjadi tiga, yaitu reguler office, co-working space, dan virtual office.
-
Regular office
Umumnya disewakan dalam kondisi kosong. Anda bisa membuat desain dan layout ruangan sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan jumlah karyawan. Biasanya disewakan dalam waktu panjang, di atas 3 tahun.
Harga lebih murah bisa Anda dapatkan dengan cara pembayaran langsung di awal sewa atau memperpanjang masa sewa. Jika budget Anda terbatas, biasanya penyewa juga memberikan kemudahan pembayaran, misalnya mengambil minimum masa pembayaran per 3 bulanan.
Banyak keuntungan yang Anda dapatkan dengan menyewa regular office. Value perusahaan lebih mudah meningkat dengan memiliki kantor privat, kinerja karyawan lebih baik di lingkungan kantor yang nyaman, serta perhitungan harga berbanding dengan luasan kantor yang didapat jauh lebih murah dibanding jenis kantor lainnya.
-
Co-working space
Disebut service office yang bisa Anda sewa dengan kondisi full service. Perlu diingat, menyewa ruang kantor di sini berarti Anda menggunakan fasilitas yang ada bersama penyewa lain, seperti receptionist, lobby, meeting room, dan pantry. Ruang yang tersedia hanya untuk karyawan dengan jumlah terbatas.
Namun Anda tidak perlu membuat rancangan kantor dan menyediakan semua barang yang dibutuhkan. Co-working space sudah menyediakan meja dan kursi kerja, telepon, WiFi, hingga laptop. Anda juga tidak repot dengan urusan maintenance ruang kantor. Dengan fasilitas sharing ini, harga sewa yang ditawarkan juga lebih tinggi dan biasanya ada biaya-biaya tambahan lain.
Anda bisa menyewa co-working space dengan minimal masa pembayaran setiap 1 bulan. Meski harga sewa lebih mahal, co-working space bisa dijadikan pilihan ruang kantor sementara, sampai operasional perusahaan lebih stabil dan jumlah karyawan bertambah lebih banyak.
-
Virtual office
Jika Anda memilih jenis ini, maka Anda tidak menyewa ruangan secara fisik, melainkan hanya alamat dan nomor telepon saja. Tujuannya adalah untuk mendapatkan alamat kantor yang berada di kawasan strategis yang bisa menaikkan value perusahaan.
Sedangkan seluruh aktivitas perusahaan dijalankan secara mobile. Jika hendak melakukan meeting, maka Anda harus menyewa ruang meeting atau melakukannya secara virtual. Pembayaran sewa virtual office umumnya minimal 1 tahun.
Masing-masing konsep dan jenis kantor memiliki kelebihan dan kekurangan, Anda harus tahu mana yang dibutuhkan serta sesuaikan pilihan konsep dan jenis kantor yang ada. Maksimalkan ruang kantor yang akan Anda sewa dengan jumlah karyawan dan kebutuhan perusahaan.
2. Sesuaikan Budget dan Kebutuhan Ruang Kantor
Menyesuaikan budget dengan kebutuhan kantor yang akan Anda sewa merupakan hal penting yang harus dilakukan. Pertimbangkan pengeluaran biaya sewa secara detail dan bijak, serta hindari penggunaan budget berlebihan sehingga mengganggu operasional perusahaan hingga beberapa tahun ke depan.
3. Lakukan Negosiasi dengan Penyewa
Negosiasi merupakan langkah penting dalam bertransaksi. Anda bisa melakukan negosiasi terkait harga sewa, masa pembayaran, masa sewa kantor, hingga fasilitas yang disediakan. Negosiasi yang berhasil bisa menghemat budget sewa kantor yang harus Anda keluarkan.
4. Menggunakan Jasa Konsultan Sewa Kantor
Jasa konsultan sewa kantor bisa membantu menemukan ruang kantor yang sesuai dengan budget dan kebutuhan Anda. Jasa konsultan juga menghemat waktu dan budget tambahan yang harus Anda sediakan untuk mencari kantor yang tepat dengan melakukan kunjungan satu per satu.
Dengan jumlah karyawan yang ada dan pengelolaan keuangan perusahaan jangka panjang yang lebih stabil, regular office merupakan pilihan tepat untuk perusahaan Anda. Harga sewa termasuk renovasi interior kantor jauh lebih hemat dengan masa sewa yang lebih lama.
Anda juga memiliki ruang kantor yang lebih privat dan nyaman, serta aman tanpa gangguan aktivitas dari perusahaan lain. Karyawan bisa bekerja dengan nyaman di lingkungan kantor yang mendukung peningkatan produktivitas kerja.
Ratusan regular office bisa Anda temukan dengan mudah melalui jasa konsultan SewaKantorCBD. Konsultan yang secara khusus menangani urusan sewa menyewa kantor ini terkoneksi dengan lebih dari 500 gedung perkantoran yang menawarkan harga terbaik.
SewaKantorCBD juga menyediakan layanan konsultasi GRATIS, sehingga Anda bisa mendapatkan saran terbaik dari ahlinya. SewaKantorCBD telah berpengalaman dan berhasil membantu banyak perusahaan nasional dan multinasional mendapatkan ruang kantor terbaik. Anda ingin menghemat budget sewa ruang kantor? Serahkan saja pada ahlinya, SewaKantorCBD!
